LEY DE TRANSPARENCIA

LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA

En cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 la Notaría Segunda del Círculo de Ibagué pone a disposición de la ciudadanía la siguiente información que puede ser de interés público.

La Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional es la herramienta normativa que regula el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública en Colombia. Tiene como objetivo que la información en posesión, custodia o bajo control de cualquier entidad pública, órgano y organismo del Estado colombiano, persona natural o jurídica de derecho privado que ejerza función pública delegada, reciba o administre recursos de naturaleza u origen público o preste un servicio público, esté a disposición de todos los ciudadanos e interesados de manera oportuna, veraz, completa, reutilizable y procesable y en formatos accesibles.

1.1 MECANISMOS PARA LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 

La Notaria Segunda de Ibagué, pone a disposición del usuario diferentes formas y mecanismos para prestar los servicios notariales, de manera adecuada, ágil, cómoda y segura.

1.1.1 Espacios Físicos

La Notaria cuenta con su Despacho Notarial estratégicamente en el centro de la ciudad donde tiene plenamente establecidos los espacios requeridos para la prestación del servicio notarial.

a.- Escrituración

  • Sala de espera
  • Área de radicación y liquidación
  • Área de asesoría y revisión jurídica
  • Área de digitación y elaboración de documentos
  • Sala de lectura
  • Protocolo
  • Caja y Facturación

b.- Administración

  • Área contable
  • Área administrativa

c.- Autenticación y Registro Civil

  • Sala de espera
  • Área de autenticación
  • Área de declaraciones extra proceso
  • Área de registro civil

d.- Sala de matrimonios y despacho del Notario

1.1.2 Servicio de domicilio  y mensajería

Para su comodidad y en casos de urgente necesidad, los usuarios pueden solicitar nuestro servicio especial de domicilios, para la toma de firmas y/o para recoger y llevar documentos. Para solicitar el servicio puede comunicarse a través de:

Teléfono: (8) 5153505 – (+57) 3134096020

Email: segundaibague@supernotariado.gov.co

 1.1.3 Consultorio jurídico

La abogada de la Notaría Segunda de Ibagué, asesora personalmente a los usuarios sobre temas jurídicos notariales, a través del consultorio en línea de nuestro chat de WhatsApp, el correo electrónico o en nuestras instalaciones.

1.1.4 Atención preferencial – Trámites y directivas anticipadas

Nuestros funcionarios están capacitados para brindar atención preferencial y personalizada, a las mujeres embarazadas  y a las personas mayores y discapacitadas quienes son sujetos de capacidad legal plena y pueden suscribir con nuestra asesoría, acuerdos de apoyo  directivas  anticipadas según la ley 1996 del 2019.

1.1.5 Servicios en línea

La Notaria presta asesoría jurídica y envío del registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción,  a través de los medios electrónicos disponibles:

WhatsApp: (+57) 3134096020

Celular: (+57) 3134096020

Teléfono: (8) 5153505

Correos: segundaibague@supernotariado.gov.coradicacion@notaria2ibague.comregistrocivil2@notaria2ibague.com  

Dirección: Calle 9 No 3-50 Barrio la Pola

1.1.6. Pagos con transferencias, consignaciones y con tarjetas débito y crédito.

Para  seguridad de nuestros usuarios, la Notaria Segunda de Ibagué acepta pagos con tarjetas débito y crédito, pagos con transferencias y consignaciones bancarias.

1.2 DIRECCIÓN DE LA NOTARÍA SEGUNDA DEL CÍRCULO DE IBAGUÉ 

La Notaria Segunda de Ibagué, como todas las Notarías del país, por mandato legal, solo tiene una sede y debe estar dentro del círculo de Ibagué; la cual actualmente es en la: Calle 9 No 3-50 Barrio la Pola.  Click Aquí

Horario de atención al público: Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua, Viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua y sábados de turno de 8:00 a.m. a 12:00 m.

 1.3 FORMULARIOS DE COMUNICACIÓN 

En el siguiente link puede encontrar el formulario electrónico de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.

1.4 CORREOS ELECTRÓNICOS PARA NOTIFICACIONES JUDICIALES 

La Notaría Segunda del Círculo de Ibagué pone a disposición los siguientes correos electrónicos para notificaciones judiciales: segundaibague@supernotariado.gov.co, contabilidad@notaria2ibague.com, notariasegunda@notaria2ibague.com.

2.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS 

A continuación podrá visualizar nuestro el glosario de términos haciendo clic aquí.

2.2 LISTADO DE NOTARÍAS DE IBAGUÉ 

Si desea conocer el listado de las Notarías de Ibagué puede hacerlo haciendo clic aquí.

2.3 VISITA A CÁRCELES 

Para conocer nuestros horarios, y los de las demás Notaría del círculo de Ibagué, de las visitas a las cárceles haciendo clic aquí.

2.4 INFORMACIÓN PARA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES

Aquí podrás aprender sobre los trámites que puedes realizar en las notarías y los servicios que estas te ofrecen haciendo clic aquí. 

También podrás ver información de otras entidades del Estado que son de mucha importancia para ti:

2.5 PREGUNTAS Y RESPUESTAS FRECUENTES 

¿Qué es una declaración Extra Juicio?

Una declaración extra juicio es una afirmación que se hace en una notaría en la que la persona que la hace, manifiesta basado en su buena fé y situación legal, sobre cualquier aspecto de su vida que desee quede notarizado como constancia y requerimiento para alguno otro tramite.


¿En qué casos se puede necesitar una declaración Extra Juicio?

En los casos en que se quiera dejar constancia y quede certificado en la Notaria sobre aspectos de vida de quienes hacen la declaración:

  • Estado civil
  • Estado de salud
  • Uso de facultades
  • Paternidad

¿Cómo saber si un predio es legal y se puede comprar o vender?

La manera exacta para saber el estado de un predio para saber si se puede comprar y vender es ir al registro y obtener un Certificado de Libertad y Tradición a nombre del ultimo propietario o en su defecto de quienes legalmente puedan obrar y tramitar por dicha persona.
Dicho certificado puede ser obtenido con el número de matrícula inmobiliaria. Si usted tiene dudas sobre las consistencias o diferencia de dichos datos con los que el vendedor le está dando, absténgase de realizar cualquier transacción o negociación ya que puede ser un fraude o una estafa y verifique la propiedad del predio antes de cualquier negocio.


¿Cuál es la importancia de notarizar documentos?

Un documento notarizado y autenticado es la constancia de la legalidad de un documento privado que le permite a un ciudadano dejar constancia de sus negocios o tramites. En el caso de contratos de cualquier tipo, certifica debidamente sobre las fechas, cantidades, montos, compromisos y cláusulas y será de gran utilidad a futuro cuando se deba usar como referencia.


¿Para qué sirve un poder general?

Un poder general reviste a una persona para obrar y gestionar legalmente a nombre de quien le otorgue el poder. Dicha figura permite a padres ser representados por sus hijos o para quienes están fuera del país tener una persona que les represente legamente en Colombia.


¿Qué necesito para comprar o vender un apartamento?

Para comprar o vender un apartamento, casa, lote, o finca, usted necesita tener a la mano los siguientes documentos:

  • Certificado de tradición y libertad.
  • Escritura pública por medio de la cual EL VENDEDOR adquirió el bien.
  • Paz y salvo del pago de impuesto de valorización.
  • Paz y salvo del pago del impuesto predial de Bogotá o municipal según sea el caso.
  • Paz y salvo de administración, si es propiedad horizontal o condominio.
  • Fotocopia de las cedulas de ciudadanía de comprador y Vendedor.
  • Datos del comprador y del vendedor, como estado civil, lugar de residencia, profesión u oficio, teléfonos, correo electrónico etc.
  • Reglamento de propiedad Horizontal parte pertinente (linderos generales, especiales, bienes comunes y coeficientes de copropiedad)

¿Cómo saber si una escritura es legal o es un fraude?

El primer paso que se debe tomar es dirigirse a la notaria a solicitar una copia. De cada documento que se notariza debe quedar constancia y/o copia en la notaria. La notaria verificará si dicho documento fue efectivamente producido y legalizado por la misma.


¿Cuántos testigos tengo que llevar a la notaria para un testamento?

Depende. Si usted va a hacer un testamento cerrado o que nadie se entere de su contenido, debe llevar cinco testigos.
Si es testamento abierto, se requieren solo tres testigos.
En ambos casos deben ser testigos hábiles, no pueden ser ni empleados, ni parientes.


¿Como hago para constituir afectación a vivienda familiar?

Por mandato de la Ley, cuando se adquiere un buen destinado a vivienda por parte de una pareja ya sea casada o con unión marital de hecho por más de dos años, debe afectarlo al régimen de vivienda familiar, en el mismo acto de adquisición. La afectación a vivienda familiar evita el embargo del bien. Pero si desean afectar a vivienda familiar, un bien adquirido previamente, los cónyuges o compañeros permanentes pueden hacerlo a través de escritura pública y para ello se requieren los siguientes documentos.

  • Identificación de los cónyuges o compañeros permanentes.
  • Copia auténtica del registro civil del matrimonio o declaración de la unión marital por escritura pública.
  • Paz y salvo del impuesto de predial, o paz y salvo de impuesto predial y complementarios y paz y salvo de valorización.

¿Puedo declarar la unión marital de hecho en una notaría?

Si claro, se hace mediante el otorgamiento de una escritura pública y los requisitos son los mismos que para el matrimonio: registro civil de nacimiento con no menos de tres meses de expedición, donde diga que son solteros y que pueden contraer matrimonio, y copias de las cedulas de ciudadanía de cada uno.
Si hay hijos de anterior relación se deben hacer inventarios solemnes de bienes antes de la declaración de la unión.
La declaración de unión marital solo se puede hacer ante notario cuando los dos están vivos, si uno de ellos falleció, esta solicitud se hace únicamente ante un juez, quien es quien la declara.
Si su pareja ya falleció, debe solicitarle a un juez que declare la unión marital para tal acto, tiene un año después de fallecida la persona.


¿Dónde puedo consultar la Notaría o Registraduría de mi Registro Civil de Nacimiento?

El Registro Civil de nacimiento constituye la base para la identificación de la población colombiana. En el siguiente enlace usted podrá consultar la oficina en donde se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Esta información le será suministrada por el sistema siempre y cuando usted tenga grabado el serial de su registro en las bases de datos de la Registraduría Nacional, teniendo en cuenta que el formato de seriales para el registro civil de nacimiento fue implementado paulatinamente a partir del año 1970 y para registro civil de matrimonio a partir de 1981, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1260 de 1970.” Fuente Registraduría del Estado Civil.
Debe ingresar a este link para consultar la Notaría o Registraduría donde se encuentra registrado http://www.registraduria.gov.co/Informacion/consultaregistro.htm


¿Quiénes pueden solicitar la inscripción en el Registro Civil de Nacimiento de una persona?

Están en el deber: El padre; la madre; los demás ascendientes (Abuelos, bisabuelos, tatarabuelos); los parientes mayores más próximos; el director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido el nacimiento; la persona que haya recogido al recién nacido abandonado; el director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito; el propio interesado mayor de dieciocho años.


¿Cuándo soy propietario?

Una vez adelantada la diligencia de inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de su municipio, queda finiquitado todo el proceso legal o de posesión y propiedad sobre una casa, lote, bodega, apartamento o finca.
Cuando se expide el certificado de tradición actualizado, la persona o personas allí inscritas serán las nuevas dueñas del inmueble con sus respectivas aclaraciones, como por ejemplo si la casa fue vendida con hipoteca, bajo un patrimonio de familia o se produjo el levantamiento de una hipoteca, etc.


¿Qué costo tiene el registro civil?

Los usuarios del registro civil podrán solicitar y obtener sólo una copia del registro civil por diligencia y máximo cinco al mes, salvo justificación motivada por parte del usuario, sin costo alguno. (Circular 055 y 057 de 2.005 de la Registraduría del Estado Civil e instrucción administrativa N° 23 del 13 de dic de 2.005 de Superintendencia de Notariado y Registro)


¿Qué se requiere para formar una sociedad?
  • Para formar una Sociedad de cualquier tipo, se requiere de dos o más personas que están de acuerdo en constituirla.
  • Determinar, con la asesoría de un abogado y de acuerdo a la conveniencia de los eventuales socios, que tipo de sociedad es más conveniente.
  • Una vez determinado lo anterior, el abogado asesor debe redactar un borrador de la sociedad requerida y enviarlo a la Notaría, donde se confeccionará la escritura pública correspondiente.
  • Hecha la escritura en la Notaría, los socios la firman, el abogado confecciona un extracto de la escritura y el Notario autoriza la escritura y su extracto.
  • Terminado el trámite de la escritura, se inscriben dos copias del extracto de ella en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces que corresponda al domicilio social y otro extracto se publica en el Diario Oficial. Ambos trámites deben realizarse dentro de los 60 días desde que se firma la escritura en Notaría.
  • · Realizada la inscripción y la publicación del extracto, con copia de ambos documentos y de la escritura de sociedad, se debe concurrir al Servicio de Impuestos Internos para solicitar la Iniciación de Actividades y el RUT de la Sociedad.

¿Se necesita de abogado para adelantar divorcio de mutuo acuerdo ante notario?

La ley indica que es obligatorio que la pareja presente solicitud ante el notario a través de abogado titulado. La escritura pública puede ser firmada por los cónyuges o a través de abogado si éstos últimos le han otorgado esta facultad expresa.


¿Qué se debe hacer para otorgar un poder en el exterior?

Si el país en donde se otorga es adherente a la convención de La Haya, se puede conferir ante un notario público del referido país y posteriormente se Apostilla; también se puede otorgar directamente ante el Consulado Colombiano ubicado en el país de origen del documento en mención.


¿Qué debe contener un poder especial para vender un inmueble?

Además de la identificación completa del poderdante, se debe indicar el folio de matrícula inmobiliaria, la cédula catastral, la dirección y ciudad de ubicación del inmueble (matrícula inmobiliaria, cédula catastral y dirección). Si se trata de la venta de un apartamento o de una casa quien confiere poder debe manifestar bajo juramento si el inmueble se encuentra o no afectado a vivienda familiar.


¿Qué se necesita para cambiar o corregir el nombre?

Presentar la cédula de ciudadanía, copia auténtica del registro civil de nacimiento, y una carta dirigida al notario manifestando el motivo del cambio


¿Puede cambiar el nombre de un menor la persona que tiene la custodia del mismo otorgada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar?

No puede, hasta tanto haya sentencia otorgándole la patria potestad.


¿Para autenticar las firmas en cualquier tipo de contrato tienen que estar presentes al mismo tiempo los firmantes?

No necesariamente. Los contratantes pueden autenticar en momentos diferentes, siempre y cuando se acerquen en forma personal a la notaría a efectuar la diligencia de autenticación.


¿Se puede otorgar una autorización permanente para salida del país de un menor de edad?

Si. En dicho evento usted puede otorgar una escritura pública manifestando que la autorización tiene carácter permanente, y con el tiempo lo único que debe solicitar para su uso es un certificado de vigencia que acredite que no ha sido revocada.

Consulte preguntas frecuentes de otras entidades haciendo clic en:

Preguntas frecuentes del funcionamiento del servicio notarial de la SNR Superintendencia de Notariado y Registro

Preguntas frecuentes Registraduría Nacional del Estado Civil Registraduría Nacional del Estado Civil

2.6 ESTUDIOS INVESTIGACIONES Y OTRAS PUBLICACIONES

Consulte publicaciones de su interés en los siguientes enlaces:

2.8 OFERTAS DE EMPLEO

Actualmente, LA NOTARÍA SEGUNDA DE IBAGUÉ no tiene ofertas de empleo. Usted puede consultar ofertas de empleo en los siguientes enlaces:

2.9 CONVOCATORIAS

En el momento la Notaría no tiene convocatorias para prácticas, pero puede consultar otras convocatorias de su interés haciendo clic en

 2.10 OTROS TEMAS DE INTERÉS

3.1 MISIÓN 

Brindar a los usuarios un servicio de excelente calidad fundado en los principios de moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y legalidad; proporcionando orientación y asesoría en el cumplimiento de los deberes legales, dando seguridad jurídica en los actos, contratos o declaraciones de voluntad emitidos ante el notario.

3.2 VISIÓN 

Deberá ser reconocida como la mejor notaría de la ciudad, conformada por un equipo humano comprometido permanentemente en la capacitación, en la innovación y en la excelencia en el servicio; y, dotada con elementos tecnológicos de vanguardia.

3.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Manuel de procedimiento (Enlace para descargar)

 3.4 ORGANIGRAMA 

Organigrama (Enlace para descargar)

3.5 DIRECTORIO FUNCIONARIOS 

La Notaría Segunda del Círculo de Ibagué tiene el siguiente directorio interno para sus funcionarios:

NombreDependenciaTeléfonoCorreo electrónico
Cesar Augusto Alvarado GaitánNotario5153505 – 116cesar.alvarado@notaria2ibague.com
German Eugenio Alvarado GaitánNotario Encargado5153505 – 110german.alvarado@notaria2ibague.com
Brayan Mauricio AngaritaAsistente Contabilidad5153505 – 104contabilidad3@notaria2ibague.com
Alejandra Tovar RamírezAsistente Contabilidad5153505 – 109contabilidad2@notaria2ibague.com
Juan Manuel Moreno CumacoAdministrativo5153505 – 102contabilidad@notaria2ibague.com
Chelsea Catalina Hernandez Conmutador5153505 – 101contabilidad2@notaria2ibague.com
Catalina Echeverry RudaRadicación5153505 -111radicacion@notaria2ibague.com
Kevin Stiven Peralta AriasProtocolo5153505 – 114protocolo@notaria2ibague.com
Guiomar Villada SalazarRegistro Civil5153505 – 108registrocivil2@notaria2ibague.com
Ana María GóngoraJurídico5153505 – 103juridico@notaria2ibague.com

Decreto 960 de 1970 (Enlace para descargar)

Decreto 1260 de 1970 (Enlace para descargar)

Decreto 2148 de 1983 (Enlace para descargar)

Decreto 999 de 1988 (Enlace para descargar)

Decreto 0019 de 2012 – Ley anti trámites (Enlace para descargar)

Ley 2010 de 2019- Ley de crecimiento económico (Enlace para descargar)

En el siguiente link puede encontrar nuestra política de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales.

La Notaría Segunda de Ibagué cuenta su propio enlace web institucional: http://www.notaria2ibague.com. Al igual que en la red social Facebook: https://www.facebook.com/NotariaSegunda/.

La Notaría Segunda de Ibagué presenta informes mensuales, trimestrales y anuales a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN y a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

9.1 Informes a la Superintendencia de Notariado y Registro 

  • Informe Estadístico Notarial mensual sobre ingresos y gastos.
  • Informe OAP mensual según lo dispuesto en la Circular 229 del 31 de marzo de 2015.

9.2 Informes UIAF 

  • Informe de Lavado de Activos trimestral según la Resolución 033 del 09 de abril de 2007.

9.3 Informes DIAN 

  • Declaraciones Tributarias tales como: Retención en la Fuente, IVA, Renta.
  • Información Exógena anual.

9.4 Aportes 

  • Aporte mensual a Administración de Justicia.
  • Aporte para el fondo cuenta especial del notariado y para la Superintendencia de Notariado y Registro y para el pago de los notarios Subsidiados del país.
  • Informe de copias de registro civil generadas mensualmente y valor aporte 10% consignado a la Registraduría del Estado Civil.

9.5 Registraduría Nacional del Estado Civil 

  • Informe mensual estadístico de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción que se hicieron en el mes. Copia de las actas complementarias
  • Copia de las notas que asientan en los registros civiles sobre adopciones, impugnaciones, sentencias, reconocimientos posteriores, divorcios, que van en el Libro de Varios.
  • La Superintendencia de Notariado y Registro: La orientación, inspección, vigilancia y control a las Notarías lo ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro, en virtud del Artículo 4 del Decreto 2723 de 2014 y los Artículos 2.2.6.1.6.3.1 y siguientes del Decreto 1069 de 2015. El control se hace físico durante las visitas y a través de los informes estadísticos que se envían mensualmente. El control que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro sobre las Notarías es de naturaleza administrativa y disciplinaria.
  • La Procuraduría general de la nación.
  • DIAN
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